Organização - 2ª Função

Conceito:

É uma área clássica da administração que lida com um conjunto de técnicas que tem como objetivo principal aperfeiçoar o funcionamento das organizações.
Pode-se constatar que se fosse possível seqüenciar, diríamos que depois de traçadas as metas organizacionais, é necessário que as atividades sejam adequadas às pessoas e aos recursos da organização, ou seja, chega a hora de definir o que deve ser feito, por quem deve ser feito, como deve ser feito, a quem a pessoa deve reportar-se, o que é preciso para a realização da tarefa.
(MAXIMIANO, 111, 2002).

Em Administração, organização tem dois sentidos:

* Combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Exemplo: empresas, associações, órgãos do governo, ou seja, qualquer entidade pública ou privada. As organizações são compostas de estrutura física, tecnológica e pessoas.
* Modo como foi estruturado, dividido e sequenciado o trabalho.

Organizar é o processo de reunir recursos físicos e humanos essenciais à consecução dos objetivos de uma empresa. A estrutura de uma organização é representada através do seu organograma.

Segundo Maximiano(1992)uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são todos exemplos de organizações.

Uma organização é formada pela soma de pessoas, máquinas e outros equipamentos, recursos financeiros e outros.A organização então é o resultado da combinação de todos estes elementos orientados a um objetivo comum.

Organizar compreende atribuir responsabilidades às pessoas e atividades aos órgãos (unidades administrativas). A forma de organizar estes órgãos chama-se de departamentalização.

Referente a estrutura organizacional, pode-se entendê-la recorrendo a duas teorias de organização:

1ª) teoria organicista: as empresas são comparadas ao organismo animal. Trata-se de um estudo pelo processo analógico, por meio do qual observa-se a semelhança entre coisas diferentes. Podemos dizer que o conceito de órgão envolve a palavra função, que significa a ação de cada órgão, ou no caso da empresa, os serviços executados em cada departamento ou seção. Por exemplo, no organismo humano a digestão é a função dos órgãos digestivos; nos organismos econômicos (empresa) os recebimentos e pagamentos são funções (ou serviços) da seção de caixa.

2ª) teoria comportamentista: as empresas constituem uma reunião de pessoas que trabalham para a produção de mercadorias e/ou serviços. As relações que se estabelecem entre as pessoas que trabalham numa empresa constituem o que se chama de estrutura organizacional.

·A estrutura organizacional determina quais os cargos ou postos que devem ser ocupados pelas pessoas, bem como as funções (ou serviços) a serem desempenhadas por elas.

·Quando a empresa é organizada chama-se: “Estrutura de Organização Formal”, estabelecimento da linha de autoridade (quem tem autoridade sobre os subordinados) e a linha de responsabilidade (quem tem de prestar obediência a determinada autoridade).

·Tipo ou Modelo Organizacional Clássico:
1. disciplina em primeiro lugar;
2. autoridade vai em linha vertical (piramidal);
3. 2 vantagens: unidade de comando (executor recebe ordens de um único supervisor) e simplicidade de estruturação (fácil esquema da empresa).
4. desvantagem: o modelo em forma de pirâmide é muito rígido e que, por isso, cria dificuldades nas transmissões de informações (deve-se informatizar a empresa).
5. recomendações: reduzir ou achatar a organização vertical ou piramidal e reduzir os níveis hierárquicos.

·Tipo Organizacionais para Grandes Empresas:

1. unidades de negócios: consiste em criar áreas ou setores independentes, com vida própria (previsão orçamentária, apuração de custos e resultado operacional positivo - lucro). Não se deve confundir as unidades de negócios em referência com as “células de produção”.

2. horizontais: com o surgimento da técnica administrativa, a partir de 1990, denominada de Reengenharia de Negócios, a qual recomenda a busca do tamanho certo da empresa (rightsizing), bem como a redução dos níveis hierárquicos (downsizing) e ao praticar esses dois atos administrativos, a empresa estará se horizontalizando.

* vantagem: rapidez na tomada de decisão
*desvantagem: desemprego generalizado.

3.redes: costuma ser adotado por empresas que não têm características das grandes, como instalações volumosas e muitos funcionários, mas o movimento econômico-financeiro é bem elevado. Há a interligação entre as empresas, ligando os funcionários espalhados por todos os lugares (Alguns autores preferem chamar esse tipo de organização de virtual; outros denominam de modular). É diferente de rede comercial.

• Nos tipos ou modelos em rede, cumpre saber que a colaboração de terceiros é feita por meio de contratos de empreitadas. Isso nos leva a concluir que, com raras exceções, pois a empresa contratante às vezes faz uma parte do projeto, a maioria dos empreendimentos serão terceirizados (outsourcing).

• As empresas prestadoras de serviços especializados, ou seja, as executantes do que se convencionou chamar de “pacote de serviços”, não se subordinam à empresa contratante, cujos diretores se reúnem esporadicamente para tratar exclusivamente sobre o andamento do (s) projeto (s).

“Estrutura de Organização Informal”: não é visível nas empresas, mas ninguém pode negar sua existência. Existem muitas razões para justificar as mais variadas alterações ou desvios daquilo que foi planejado e organizado. Esse fenômeno é comum em toda a organização humana, pois sempre aparece alguém procurando modificar ou alterar o que existe, o que, às vezes, é um bem, desde que beneficie a todos os interessados na organização. Isso não deve ser como o uso de outras duas técnicas administrativas: a administração participativa (todos os que estão ligados à empresa participam das decisões) e a autogestão empresarial (toda a empresa está sob o controle dos trabalhadores ou dos empregados). Não confundir com co-gestão.

A organização ou estruturação da empresa deve levar em conta três questões:

• Autoridade: é direito de mandar e o poder de se fazer obedecer.
• Responsabilidade: é a obrigação de fazer e prestar contas do que foi feito.
• Divisão do Trabalho: é considerada como princípio fundamental da organização, isto é, a organização existe porque o trabalho do homem é dividido, uma vez que ele não pode fazer tudo. A divisão do trabalho decorre da distribuição da autoridade e das responsabilidades nas empresas. Ao dividir o trabalho estamos Departamentalizando, ou seja, criando diversas seções que executam as funções (ou serviços) específicos ou próprios.

Aplicações na área de Sistemas de Informação:

Na área de Sistemas o processo de organização tem grande importancia, pois dentro desta função, estão as atividades de definição da estrutura: unidades orgânicas a serem criadas, para desempenhar as diversas finalidades.
È onde tem a atribuição de compromissos específicos para a indivíduos e grupos de indivíduos, na forma de tarefas, visando a realização de uma tarefa maior, determina que tais tarefas maiores, agrupadas, representam uma série de funções dentro da empresa e cada uma dessas funções representa uma parte do trabalho que contribui para a realização da missão da empresa.