Controle - 4ª Função

Conceito:

“É o processo administrativo que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a fim de repará-los e evitar sua repetição.”

As características do controle administrativo são:

· maleabilidade: possibilitar a introdução de mudanças decorrentes de alterações nos planos e nas ordens;
· instantaneidade: acusar o mais depressa possível as faltas e os erros verificados;
· correção: permitir a reparação das faltas e dos erros, evitando-se a sua repetição.

Além dessas características de um controle eficiente, não podemos ignorar algumas classificações do controle, principalmente as mais importantes.

a) Primeira fase do controle de um serviço administrativo:

· quando do planejamento;
· quando da execução;
· quando da apuração dos resultados.

b) Classificação do controle quanto ao tempo:

· controle antecedente (antes do serviço);
· controle concomitante (durante o serviço);
· controle subseqüente (depois do serviço).

c) Classificação do controle quanto à duração do controle:

· controle permanente (execução constante);
· controle temporário (execução variável).

d) Classificação do controle quanto ao processo:

· estabelecimento de padrões (critérios ou normas de serviços);
· avaliação de desempenho (comparar, medir ou verificar os resultados com o padrão);
· correção dos desvios (corrigir os planos, modificar objetivos e mudar o pessoal).

No primeiro processo de controle é o estabelecimento de padrões (entendemos por padrões os critérios ou normas estabelecidos, mediante os quais os resultantes podem ser medidos ou avaliados).

Os padrões podem ser:

· físicos - exemplos: quantidade de produtos ou mercadorias a produzir, unidades de serviços a executar, homens-hora de trabalho, quantidade de vendas, etc.;

· expressos em dinheiro: exemplos: totais dos custos de produção, valor dos investimentos, custo de um serviço, valor das receitas, etc.;

. de ordem pessoal: exemplos: atuação dos empregados, reação dos clientes, opinião do público, etc.

No segundo processo do controle, a avaliação do desempenho, significa comparar, medir ou verificar os resultados obtidos em relação ao padrão estabelecido. Contudo, nem sempre podemos estabelecer padrões e também temos dificuldades em avaliar o desempenho dos executantes. Todavia, sempre que possível, devemos fazer tentativas de um controle eficient (ou razoável) para garantia de uma boa administração.

No terceiro processo do controle, a correção dos desvios, tem por fim modificar os planos (ou padrões) ou serviços, alterar os objetivos, ou então, se for o caso, designar novos empregados para a execução, selecionar ou treinar outros trabalhadores, ou, ainda, em última instância, contratar novos empregados em substituição aos antigos, que se revelaram incapazes de satisfazer os padrões de trabalho que foram estabelecidos.

São cinco os tipos de padrão freqüentemente usados na prática:

· Padrões Físicos - não são expressos em termos monetários (ou dinheiro). Eles estão ligados à produção das empresas e podem ser quantitativos (homens-hora por unidade de produção, unidades de produção por máquinas-hora, etc.) ou qualitativos (firmeza de cor em tecidos, sabor em certos produtos ou mercadorias, durabilidade de determinados artigos de consumo, etc.).

· Padrões de Custo - são expressos em termos monetários (ou dinheiro) e estão diretamente ligados à produção. Trata-se, em última análise, do custo da produção, principalmente da matéria-prima e da mão-de-obra empregadas no processo de produção. Os padrões de custo podem ser estabelecidos antecipadamente(calculando-se quanto vai custar o consumo de matéria-prima e de mão-de-obra)para se alcançar determinada produção de mercadorias (o total produzido).

· Padrões de Capital - como a própria denominação esclarece, referem-se ao capital social da empresa, ou mais precisamente ao lucro líquido (ou os resultados globais do exercício - um ano que proporciona o capital investido numa empresa.

· Padrões de Receita - são os que resultam da atribuição de valores monetários às vendas realizadas por uma empresa. Por exemplo, uma empresa pode estabelecer um padrão de suas vendas para determinado ano. Posteriormente, avalia o desempenho do Departamento de Vendas em relação às estimativas feitas.

· Padrões imponderáveis - também chamados de não avaliáveis ou intangíveis, são os mais difíceis de estabelecer. De fato, como eles não são expressos em termos monetários (ou em dinheiro), tampouco físicos, tornando-se praticamente impossíveis de serem elaborados e, por isso, a avaliação de desempenho também é tarefa complexa.

Existem outros meios pelos quais a administração de uma empresa procura controlar seu desenvolvimento operacional, tais como:

· o orçamento: formulação de planos ou programas, em termos numéricos, para um exercício futuro;
· demonstrações e tabelas estatísticas: movimento de vendas, demonstrações de recebimentos e pagamentos, movimento bancário, etc.);
· relatórios: exposição escrita sobre diversos aspectos das operações da empresa, acompanhada às vezes de anexos ilustrativos;
· auditoria externa: executada por contadores de fora da empresa e contratados pela administração;
· auditoria interna: executada por contadores designados para tal fim e empregados da empresa;
· observação pessoal: presença do administrador, visando acompanhar o trabalho de seus subordinados.

Tendências da função controle, aplicadas ao curso de Sistemas de informação:

Em Sistemas de Informação, a função controlar tem um papel essência, onde vai verificar se os resultados planejados estão sendo alcançados através das operações executadas e permite adotar ações corretivas visando corrigir os desvios detectados durante a avaliação. Como sabemos, o processo de controle atua no sentido de ajustar as operações a determinados padrões previamente estabelecidos e funciona de acordo com a informação que recebe. Essa informação permite a oportunidade de ação corretiva dos sistemas, que é à base do controle.

A função controlar vai atuar como restritiva e coercitiva, utilizando no sentido de coibir ou limitar certos tipos de desvios indesejáveis ou de comportamento não aceitos, Apresentando um caráter negativo, interpretado como inibição, delimitação e manipulação, e aplicar o chamado controle social aplicado nas organizações e na sociedade para inibir o individualismo e a liberdade das pessoas.

O controle também será utilizado no sentido de manter automaticamente um grau constante de fluxo de funcionamento de um sistema. E como uma função administrativa.